www.eg-online.ru - Статья в газете «Экономика и жизнь» № 05, февраль 2008 г.

ИТ-система для транспорта

В России за последние 3 года увеличивалась доля автомобильного транспорта в структуре грузооборота. Очевидно, потребность в нем растет, однако, для того чтобы эффективно использовать его возможности, необходима автоматизация управления бизнес-процессами автотранспортного контура.

Предприятия автомобильного транспорта по своему назначению делятся на автотранспортные, автообслуживающие и авторемонтные. Автотранспортные компании осуществляют перевозку грузов или пассажиров, хранение, техническое обслуживание и ремонт подвижного состава, а также снабжение необходимыми эксплуатационными, ремонтными материалами и запасными частями. Автообслуживающими предприятиями называют гаражи-стоянки, станции технического обслуживания, автозаправочные, пассажирские и грузовые станции,транспортно-экспедиционные предприятия. К авторемонтным предприятиям относятся авторемонтные, агрегатно-ремонтные и шиноремонтные заводы и мастерские, ремонтно-зарядные аккумуляторные станции и специализированные мастерские и цеха. Таким образом, говоря об автоматизации автотранспортных предприятий и соответствующих контуров нетранспортных компаний, мы охватываем весь спектр бизнес-процессов, включая обслуживание и ремонт.

При выборе средств для автоматизации автотранспортного хозяйства необходимо четко определить требования к ИТ-системе: какие задачи можно будет решать с ее помощью, которые нельзя решить без нее. При наличии большого числа транспортной техники важно выбрать: проводить автоматизацию по всему предприятию сразу или последовательно по структурным подразделениям.

Вне зависимости от специфики бизнеса автоматизированные системы для автотранспортной сферы должны сокращать время диспетчеров, таксировщиков, специалистов техотдела, отдела эксплуатации, техников по учету топлива и шин, складских работников, ремонтной службы, а также планового отдела и бухгалтерии на обработку путевых листов и иной документации. Вместе с тем система должна обеспечивать руководителей всех звеньев необходимыми, оперативными данными в рамках единого информационного пространства.

Автоматизируются выписка путевых листов, учет горючесмазочных материалов, ремонтов, движения запчастей, материалов, шин, аккумуляторов и т.д. Поддерживается оперативное предоставление информации о количестве машин в наряде, в ремонте, о ходе и результатах выполнения плана по перевозкам, ремонтам и др.

Кроме того, среди процессов,подлежащих автоматизации, присутствуют расчет отработанных часов и топлива, сумм доходов и издержек по каждой единице подвижного состава, автоколонне,парку в целом, сбор и обобщение данных от удаленных структурных подразделений компании, формирование графиков смен водителей и т.д. Основное условие — система должна позволять пользователям совершать лишь те действия, которые не противоречат бизнес-целям предприятия.

Эффективное управление основано на 3 принципах: управление объектом имеет цель, управляющий обладает информацией об управляемом объекте и отдает распоряжения, приближающие объект к цели. Автоматизированные информационные системы работают в рамках второго принципа, но создаются и внедряются с учетом первого. При выполнении этого условия благодаря автоматизации автотранспортного контура значительно сокращаются всевозможные издержки.

Во-первых, исчезает необходимость выполнения, к примеру, функций техника по учету технической эксплуатации, который на основании данных складского учета «разносит» выданные запчасти по отдельным единицам техники. Современная система полностью берет на себя все таксировочные функции. Диспетчеру достаточно один раз полностью внести всю путевку в базу данных, в результате чего могут быть автоматически сформированы отчеты по расходу топлива, пробегам за любой произвольный период и т. д.

Во-вторых, требуется гораздо меньше специалистов высокой квалификации, поскольку большинство штатных проблем могут быть решены силами исполнителей на основании четких должностных инструкций и информации из базы данных.Выручка растет за счет совершенствования процесса подготовки и принятия решений. Происходит существенное сокращение его длительности, появляется возможность выявления таких характеристик производства, которые в принципе не могут быть найдены при ручной обработке информации.

Кроме того, снижаются затраты времени руководителя на организацию деятельности своих подчиненных. Внедрение системы создает предпосылки к образованию временных рабочих команд специалистов для решения производственных проблем высокой сложности.

Несмотря на все эти преимущества, внедрению даже самой выдающейся системы всегда предшествует тщательный анализ, а зачастую и реинжиниринг бизнес-процессов предприятия, и построение корпоративной ИТ-инфраструктуры, и решение вопросов о ее дальнейшем обслуживании. Положительный эффект от автоматизации автотранспортного хозяйства достигается не только через четкое видение его целей, задач, этапов и способов их выполнения, но и при условии высокой мотивации сотрудников на рост производительности своего труда.

Документальность,быстрота, гибкость

Несмотря на многообразие типов предприятий автомобильного транспорта и соответствующих структурных подразделений нетранспортных компаний, общим первичным источником информации для системы управления у них служит путевой лист, на основании данных которого формируются различные показатели деятельности автотранспортного предприятия (АТП).

С путевого листа начинается и им же заканчивается транспортная работа. В зависимости от того, как заполняется форма путевого листа, так и организованы бизнес-процессы на АТП или в автотранспортном цехе.

Программа автоматизации должна удовлетворять любому варианту, идет ли речь о легковых, грузовых автомобилях, автобусах или о специальной и дорожно-строительной технике. Главное, программа должна обеспечивать документальность всех операций процессов, быстроту оформления всех документов и обработки информации,гибкость настройки с целью отражения специфики деятельности конкретного предприятия.

Во многом это достигается благодаря вводу информации с использованием различных механизмов (справочники, подстановка данных из предыдущих путевых листов, использование всевозможных фильтров) там, где информация рождается. Различные группы пользователей работают в едином информационном пространстве, что позволяет оперативно получать всевозможные отчеты,на основании которых принимаются решения.

Немаловажным фактором является то, что все параметры путевого листа — информация об автомобиле, водителе, показания спидометра и счетчика моточасов, движение горючего,задание водителю — одновременно визуально доступны диспетчеру. Ему нет необходимости открывать те или иные окна или вкладки. Вся информация по путевому листу всегда перед глазами.

Справочники, содержащие необходимую и достаточную информацию об автомобилях, водителях, пунктах загрузки и разгрузки, маршрутах, клиентах, грузах и т.п., облегчают ввод информации. Поэтому они реализованы во многих специализированных информационных системах. Разница только в полноте, детализации и структуре построения, что позволяет добраться до нужной строчки с минимальной скоростью.

Казалось бы, простая вещь — кликнуть пару лишних раз «мышкой» при заполнении путевого листа на справочник автомобилей, потом еще пару,внося остатки топлива, например, из предыдущего путевого листа. Но когда в день оформляются сотни путевых листов,трудозатраты велики.

Важным в системе является построение расчетных механизмов, в частности расчета норм топлива, когда таксировщик учитывает все поправочные коэффициенты к базовой норме, исходя из специфики транспортной работы. Представляется оптимальным, если при выписке путевого листа диспетчер просто указывает в нем режим эксплуатации из справочника, а программа автоматически подставляет необходимую норму. При этом также учитываются вес перевозимого груза, количество рейсов и собственная масса полуприцепа, если он указан в путевом листе.

Это, в свою очередь, дает возможность АТП более точно рассчитывать свои затраты на транспортную работу.Использование информационной системы, в которой реализованы такие принципы, позволило автохозяйству ОАО«Выксунский металлургический завод» получать четкую картину затрат на ГСМ, а также производить оперативный расчет отработанных часов техники по каждому заказчику для получения данных о доходах по транспортным услугам.

Перейти в раздел «специалисту».