Статья в журнале «Грузовое и пассажирское автохозяйство» № 10, 2005 г.

Внедрение информационной системы (ИС) на автопредприятии (АТП) является не самоцелью, а способом повысить эффективность работы транспортной компании, улучшить управляемость, облегчить условия работы персонала. Можно попробовать выделить основные цели и задачи управления автопредприятием, с которыми сталкивается любой руководитель:

1. Понять работу предприятия — понимание бизнес-процессов, какие события происходят, что является их причиной и следствием.

Элементы управления автопредприятием включают в себя обязательных ежедневных или/и ежемесячных операций, которые являются рутинной работой:

выписка путевых листов, учет ремонтов, заправок и пр.

обработка путевых листов с определенной периодичностью (за неделю, за месяц, за квартал, за год) и пр.

выписка актов различного назначения (закрепления, на списание, на выдачу и пр.) с определенной периодичностью пр.

подготовка итоговой отчетности (по топливу, по запчастям, рабочего времени водителей и пр.) в разных разрезах и с определенной периодичностью (за неделю, за месяц, за квартал, за год)

2. Выровнять работу предприятия — эффективность, согласованность, прибыльность. Наведение элементарного порядка.

После того как становится ясной картина работы АТП, особенности функционирования и взаимосвязь процессов можно попробовать найти способы для повышения эффективности и управляемости. Для этого используется упорядочивание, разграничение задач, разбитие на отдельные операции, придерживаясь определенного регламента, но не являющегося догмой. В уже имеющемся управленческом аппарате можно попытаться найти слабые звенья, которые являются тормозом в работе компании.

3. Расширить работу предприятия — удержание и рост.

Итогом усилий по «отладке» менеджмента АТП должно стать оптимизация бизнес-процессов, снижение затрат, повышение рентабельности, планирование и прогнозирование деятельности в условиях развивающейся экономики, а также появление новых источников дохода.

В идеале информационная система должна органично вписываться в уже сложившуюся на предприятии инфраструктуру управления, не сковывая и не разрушая существующие эффективные бизнес-процессы, при этом оптимизируя и улучшая работу персонала и компании в целом, помогая и облегчая условия труда.

Компания «Борника» представляет решение для комплексной автоматизации деятельности автотранспортных предприятий — программа «Автобаза». 

Ядром программы «Автобаза» является база данных, состоящая из специализированных справочников, в которые заносится вся информация об АТП.

1. Справочник автомобилей. В него вводятся данные о каждом транспортном средстве автопредпрития — от легковых автомобилей до тяжелой дорожно-строительной техники. Эти данные включают в себя

нормы расхода топлива, которые используются на каждом конкретном предприятии, причем отдельно на пробег и на моточасы

нормы расхода масла и технологических жидкостей

установленные на автомобиль колеса

установленные на автомобиль аккумуляторы

грузоподъемность, ПТС, свидетельство о регистрации

дополнительное оборудование (сигнализация, аптечка, огнетушитель и т.д.) и пр.

2. Справочник сотрудников. В него заносится каждый сотрудник АТП: водители, механики, диспетчеры и пр. Для каждого сотрудника можно ввести исчерпывающую информацию:

дата рождения, паспортные данные, место жительство, гражданство

закрепленный автомобиль

контактные телефоны, табельный номер

медицинская справка, пропуск

поощрения, взыскания и пр.

3. Справочники ремонтов и запчастей. В программе можно ввести единый справочник запчастей, который используется для ведения учета прихода запчастей на склад, учета ремонтов. Этот справочник можно группировать как по каждой модели транспортного средства, так и по заводу-производителю. Для учета ремонтов также существует также специализированный справочник, в котором по каждой системе автомобиля можно вести наименования работ.

В справочник деталей можно ввести ссылки на виды работ, чтобы при учете ремонтов автомобиля происходила выборка запчастей для каждого конкретного вида ремонта или системы.

4. Справочник клиентов или служб. Если АТП обслуживает подразделения собственной организации, то в него заносятся названия служб. Если предприятие оказывает услуги сторонним организациям, то в него вводятся названия этих организаций, их реквизиты, тарифы на обслуживание.

Кроме этих справочников программа «Автобаза» имеет ряд других, в которых содержится информация о магазинах-поставщиках запчастей, автосервисах, маршрутах и точках маршрутов, страховых компаниях, грузах, нормативы дорожно-строительных работ и др.

Как правило, эти данные вводятся на начальном этапе работы с программой и в дальнейшем при необходимости могут пополняться и корректироваться пользователем.

Программа «Автобаза» позволяет решать следующие задачи:

1. Выписка и учет путевых листов легковых автомобилей, грузовых автомобилей 4-П, 4-С, 4-М, автобусов необщего пользования, специальных автомобилей, строительно-дорожных машин ЭСМ-2, тракторов и сельскохозяйственных машин, автомобильных кранов. При выписке путевого листа автоматически подставляются входящие показания спидометра с предыдущей путевки и остатки, чтобы соблюдалась цепочка пробегов. При необходимости эти данные можно корректировать. При закрытии путевки автоматически рассчитываются значения расхода топлива по норме и по факту, причем учитывается расход топлива на пробег и на моточасы, в т.ч. для машин с двумя двигателями.

2. Учет ремонтов и запчастей. Все ремонты, которые проводились на каждом автомобиле, заносятся в специальную базу данных. При вводе указывается начало и конец ремонта, система автомобиля, наименование, количество и цена установленной детали, наименование, количество норма-часов и стоимость проведенных работ, сотрудники, которые выполняли ремонт.
Причем ведется раздельный учет ремонтов, которые выполнены собственными силами, и ремонтов, которые выполнены в автосервисе. В первом случае производится списание запчастей со склада.

3. Учет заявок на запчасти и ведение склада запчастей. Бывает так, что в организации запчасти закупает не сам гараж, а отдел материально-технического снабжения (ОМТС). Таким образом, создается как бы микрологистическая цепочка: заявка на запчасти — приход запчастей на склад. При этом у пользователя есть возможность вводить на склад запчасти не по заявке, а напрямую с накладной. При списании детали со склада на ремонт программа позволяет выбирать запчасти из различных партий, которые приходили по разным ценам.

4. Учет аккумуляторов и резины. В справочник для каждого автомобиля вводятся аккумуляторы, имеющие каждый свой срок эксплуатации. Соответственно по истечению этого срока программа предлагает пользователю эти аккумуляторы для замены. Каждая замена подтверждается актом.
Аналогичный механизм используется и для учета резины. Только в этом случае программа отсчитывает пробег для каждого установленного колеса, согласно норме. Каждая замена также подтверждается актом, при этом допускается замена до истечения срока эксплуатации, в следствие, например, бокового пореза.

5. Планирование ТО. Для каждого автомобиля в справочник также можно ввести нормы пробега до ТО1 и ТО2. В программе есть специальный раздел, где пользователь по факту прохождения ТО делает специальную отметку. В начале каждого планируемого периода «Автобаза» автоматически помечает те автомобили, которым в этом периоде предстоит пройти ТО. Это планирование происходит на основании имеющихся в базе данных путевок с пробегами.

6. Табель рабочего времени. В программе существует возможность вести табель учета рабочего времени водителей на месяц или меньший период. По нажатию единственной кнопки «Автобаза» автоматически рассчитает отработанные часы с каждого путевого листа для каждого водителя. При необходимости эти расчеты можно скорректировать вручную. Это дает возможность быстро и эффективно получить коэффициенты для расчета заработной платы.

Здесь перечислен основной круг задач, который существует в программе «Автобаза». Есть в ней также уже адаптированные под конкретные задачи варианты решений или разделов. Не на каждом предприятии, например, существуют строительно-дорожные машины и даже грузовики.

Результатом эксплуатации «Автобазы» и ведения учета с её помощью становится информация, которая дает полную и целостную картину о состоянии автопредприятия. Эта информация отражена в отчетах, которые можно строить чрезвычайно оперативно и за любой период, хоть за один день. В программе существует более 100 различных отчетов, можно перечислить небольшую часть из них.

Ведомости по учету ГСМ, в которых отражается суммарная информация о пробегах, расходе топлива (по норме и по факту), заправленное топливо, моточасы, остатки и пр. за отчетный период.

Акты на списание ГСМ, запчастей, резины, аккумуляторов.

Отчеты по ремонтам, которые показывают, какие работы были сделаны на каждом автомобиле и за какие запчасти были установлены за период.

Отчеты по складу, которые показывают остатки, раздаточные ведомости, акты на списание ТМЦ, количество счетов по каждому поставщику.

Отчеты, которые показывают, количество времени, которое автомобиль отработал на каждого клиента, и сколько денег было при этом заработано.

Отчеты по фактическим затратам на каждый автомобиль и пр.

Отдельно следует остановиться на особенностях эксплуатации и технической поддержки. При разработке программы изначально рассчитывалось, что с ней будут работать люди, которые являются профессионалами в области автотранспорта, но, возможно, не имеющие большого опыта работы с компьютером. Потому все формы делались максимально простыми и понятными. Установка программы не требует никакой настройки. Резервное копирования достигается простым сохранением файлов базы данных программы в другой папке Windows или на компакт-диске.

База данных программы исключительно устойчива. Даже неожиданное отключение питания компьютера не наносит никакого вреда информации. Это происходит благодаря надежности встроенного в программу SQL-сервера компании Sybase. Компания «Борника» является официальным партнером Sybase Inc. и предлагает программу «Автобаза» уже со встроенным сервером Adaptive SQL Anywhere 8.0

Разработчикам «Автобазы» удалось создать специальный механизм, который позволяет удаленно оказывать техническую поддержку, а также адаптировать программу по желанию клиента. Используя электронную почту пользователю пересылается обновление программы, которое может в себя включать например, разработанные под заказ отчеты или какие-нибудь новые модули. Это обновление занимает имеет малый размер, как правило не более 4 МБ. Пользователю на месте остается лишь заменить несколько файлов и обновить информацию по нажатию специальной кнопки.

Благодаря этому программа «Автобаза» уверенно набирает популярность среди специалистов в области автотранспорта, среди которых руководители как небольших компаний с парком не более 10 машин, до крупных промышленных предприятий имеющих несколько десятков, а то сот единиц техники. Причем география эти организаций весьма широка — от Калининграда до Владивостока, от Мурманска до Краснодарского края. Можно привести несколько примеров АТП, где руководители по достоинству оценили эту мощную и экономичную систему.

Свое мнение о программе «Автобаза» высказали некоторые пользователи.

Вот отзыв С. И. Мамаева, начальника гаража ЗАО «Соцсервис»:

«Я работаю с программой с января 2004 года. Если на предприятие возникает необходимость вести учёт бензина, пробега автомобиля, работы водителя, закупки запчастей и т.д., то эта программа подходит как нельзя лучше. Оппоненты могут возразить, то же самое делает и программа «1С». Они правы, но «1С» больше приспособлена для бухгалтерии, складского хозяйства, торговли (прохождения товара по технологической цепочке), а вот вести учёт и анализ автомобильно-гаражного хозяйства она не может. «Автобаза» позволяет вести сквозной учёт путевых листов, прохождение бензина, работу водителей, прохождение запчастей, работу слесарей, ремонты автомобилей, перемещение грузов и ещё многое- многое, что она умеет. Хозяину, предпринимателю, руководителю предприятия эта программа просто необходима для снижения не производственных расходов. Простой пример, за прошлый год у нас произошло снижение затрат на ГСМ, на 30% при увеличении объемов перевозок на 20%. Ежемесячный анализ расхода горючего на каждый автомобиль подстёгивает водителей придерживаться норм расхода горючего. Анализ затрат на ремонты определяют старость автомобиля, а не пора бы его поменять на новый. Анализ ремонтов определяет выгодность ремонта на других СТО или своими силами. Ну и, наконец, самый основной анализ, выгодность иметь у себя автохозяйство или нанимать транспорт на стороне. Всё это позволяет прибыльно вести управление автохозяйством.

Программа «Автобаза» находится в постоянном развитии, поэтому считать её законченной нельзя. Программа позволяет менять дизайн отчетов в любом виде как нужно потребителю, это очень удобно, даже при наличии поверхностных знаний работе на компьютере. Недостатком программы, на мой взгляд, является кажущаяся сложность общения с программой, через диалоговое окно. Надо на первых порах просто запомнить последовательность действий, а дальше всё пойдёт просто и легко. Трудоёмким процессом при внедрении программы на конкретном предприятии, и её сопровождения, является первоначальный ввод и систематизация справочной информации, поэтому на предприятии необходим человек, постоянно работающий с программой.
В целом характеристика программы: хорошая, работоспособная, экономически выгодная.

Пожелание разработчикам программы:
а) для наглядности информации больше применять цвета в диалоговых окнах и отчётах,
б) сортировка некоторой справочной информации производить по другим критериям,
в) анализ обработанной информации выводить как в цифровом, так и в графическом режиме, в цветном виде.»

Положительно отозвался об используемой программе «Автобаза» В. Киреев, главный механик ЗАО «Российский нефтяной экспорт»:

«Компания «Российский нефтяной экспорт» работает с программой «Автобаза» с ноября 2003 года. С помощью этой программы ведется:

Выписка путевых листов

Учет ремонтов автотранспорта

Учет ГСМ

Ведение склада запчастей и расходных материалов.

За время эксплуатации система показала устойчивость и эффективность, значительно облегчила работу транспортного отдела. Благодаря «Автобазе» подготовка итоговых отчетов, например по топливу, занимает менее минуты, значительно упростилась процедура выписки ежедневных путевых листов.

Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество с компанией «Борника» в плане развития «Автобазы» и её доработке для наших возникающих потребностей.»

Развернутое мнение высказал И. С. Джумагалиев. заместитель генерального директора ООО «Ларадайс — Строй»:

«Наша компания имеет небольшой автопарк. Регион деятельности Москва и ближайшие области. Как автотранспортное предприятие, естественно, имеет свою специфику, свои методы, свои проблемы.

Для обеспечения эффективности отдельных сегментов деятельности, назрела необходимость в новой системе автоматизации учета, документооборота. Нами были сформулированы основные задачи: иметь набор справочников, документов и отчетов, достаточный для ведения учета, получения необходимых отчетов и анализа деятельности каждого автомобиля и в целом по автопарку. Перед нами не стояла задача в бухгалтерском или налоговом учете, а стояла задача более подходящая к управленческому учету. Были рассмотрены несколько программных средств, но наиболее близкая и подходящая к нашим требованиям оказалась программа «Автобаза» компании «Борника». Поэтому мы выскажем свое мнение, исходя из поставленных нами задач, видения оптимального решения.

Необходимо было описать все наши транспортные средства, с учетом их вида и типа. Завести под каждую транспортную единицу все документы, страховки, ГТО и другие документы, причем с учетом стоимости. Привязать к каждой транспортной единице его технические параметры, нормы расхода, связки с другими транспортами, резину, АКБ, инвентарь и оборудование.

Программа позволяет вести учет топлива, приобретенного за наличный расчет на автозаправочных станциях с указанием количества и стоимости топлива, названия заправочной станции. Есть возможность вести учет и по безналичной форме, через пластиковые карты. Таким образом, программа позволяет вести учет топлива независимо от способа оплаты. В один рейс водитель может производить любые формы заправки (за наличный расчет или по пластиковой карточке). Это позволяет быть гибким по заправкам, и независимым от расположения заправочных станций.

В путевых листах, также, можно вести учет по списанию топлива, сравнивая показатели фактического списанного топлива с нормативным показателем, соответственно принимать то или иное решение. Очень удобно, не выходя из путевого листа, вести учет подотчетных средств водителя (получение денег под отчет на приобретение ГСМ, на выполнения задания и на внештатные ситуации); вести учет маршрутного листа (выполнения задания) по маршрутам следования (через справочник маршрутов), перевозимого груза (через справочник груза), объема или веса груза, по заказчикам (через справочник заказчиков). Все это достаточно гибко и легко настраиваемо.

Существует возможность начислять заработную плату водителя через путевой лист, что дает гибко и более объективно подходить к начислению зарплаты, т.к. на месте можно учитывать объемы выполненного задания.

В списке путевых листов возможно вести выборку по машинам или по водителям за любой период и сортировать по необходимым параметрам. Все тоже достаточно гибко и удобно. Мы очень часто пользуемся этой возможностью.

Программа позволяет вести учет по ремонту, обслуживанию и запчастям с точки зрения затрат финансовых средств, как на каждую единицу транспорта, так и в целом по автопарку. Таким образом, можно проанализировать расходы на содержание, ремонт и обслуживание каждой транспортной единицы, и соответственно принять то или иное решение, по каждой технике, уже основываясь на финансовых показателях.

Необходимо отметить, что авторы готовы вносить поправки, дополнения и изменения в программу, учитывать учетную политику, методику анализа и специфику предприятия.

С помощью данной программы можно собирать все данные по каждому транспортному средству, что помогает адекватно оценить и воспринимать расходы, происходящие в действительности. Это становится полезным для осмысления процессов, происходящих на предприятие, дает возможность принимать правильные решения.»

Перейти в раздел «специалисту».