Статья в журнале «Грузовое и пассажирское автохозяйство» № 04, 2006 г.

Комплексная автоматизированная информационная система и бизнес-процессы автотранспортного предприятия

Не пытайтесь автоматизировать существующий хаос…
В. Глушков

В предыдущей статье нашего цикла отмечалось, что клиент-серверная архитектура автоматизированной информационной системы предполагает наличие единой, централизованно хранимой базы данных в разрезе всех необходимых показателей управленческого учета. Под базой данных принято понимать совместно используемый набор логически связанных данных (и описаний этих данных), предназначенный для удовлетворения информационных потребностей организации.

Любая база данных основана на определенной модели данных. Большинство современных баз данных основано на реляционной модели. В ней все данные логически структурированы внутри отношений (таблиц). Каждое отношение имеет имя и состоит из именованных атрибутов. Каждый кортеж (строка) данных содержит по одному значению каждого из атрибутов. Таким образом, пользователь воспринимает базу данных (структуру данных информационной системы) как набор взаимосвязанных таблиц.

Поддерживает ли структура данных информационной системы деятельность предприятия? Ответ на этот вопрос возможен, если предприятие самостоятельно разрабатывает информационную систему или структура данных приобретаемой информационной системы открыта и документирована.

Первый способ создания информационной системы по силам только весьма крупной фирме, имеющей в своем составе IT-службу. Для мелких и средних фирм (а большинство автотранспортных предприятий являются именно такими) данный способ неприемлем, поэтому фирма вынуждена приспосабливать свои бизнес-процессы к бизнес-процессам, «зашитым» в приобретаемый программный продукт.

Что же такое бизнес-процесс? Формально его можно определить следующим образом: бизнес-процесс — это операция, включенная в систему операций, целью которой является производство и поставка услуг (товаров) с использованием собственных и поставляемых ей ресурсов операциям, входящим в систему, а также другим системам. При этом под операцией следует понимать систему объединенных общим замыслом действий, осуществляемых с ресурсом.

Для управления процессами как системой необходимо сформировать процессную структуру, т.е. выстроить процессы в определенном взаимосвязанном порядке. Так как каждый процесс предназначен для получения какого-либо результата, который используется далее для получения следующего результата на дальнейших этапах и более высоких уровнях, данная структура должна обеспечить, в конечном счете, достижение общих целей организации. Структура процессов определяется, таким образом, структурой декомпозиции миссии фирмы.

Комплексное формальное описание бизнес-процессов организации является необходимой предпосылкой успешного внедрения любой комплексной автоматизированной информационной системы в контур управления фирмой. Только имея целостную картину (модель) деятельности всего предприятия можно сформулировать четкие и ясные требования к структуре базы данных информационной системы и алгоритмам преобразования информации, содержащейся в ней.

В настоящее время существуют три основных способа описания бизнес-процессов. Первый — текстовое последовательное описание бизнес-процесса обычно в форме некоторого регламентирующего документа. Второй — табличный, при котором каждый бизнес-процесс разбивается по ячейкам структурированной таблицы, в которой каждый столбец и строка имеет четко определенное значение. Из такой таблицы легче понять, кто за что отвечает, в какой последовательности выполняются операции, и, соответственно, бизнес-процесс легче проанализировать. Третий способ — использование той или иной графической нотации, предложенной в рамках семейства стандартов функционального моделирования IDEF. Хотя с точки зрения предоставляемых аналитических возможностей третий способ предпочтительнее второго, а второй — первого, при решении конкретной практической задачи по внедрению автоматизированной информационной системы принципиален сам факт наличия формализованного описания бизнес-процессов организации. Иными словами, даже «сырое» текстовое описание бизнес-процессов намного лучше разрозненных мыслей отдельных сотрудников на этот счет.

Хотя овладение формальными методиками описания бизнес-процессов (прежде всего, графических методик) является весьма трудоемкой задачей, главная сложность моделирования бизнес-процессов предприятия не в этом. Для анализа необходимо знать не только как работает предприятие в целом, как оно взаимодействует с внешними организациями, заказчиками и поставщиками, но и как организована деятельность на каждом рабочем месте. Один человек, как правило, не обладает такой информацией. Действительно, руководитель предприятия хорошо разбирается, как работает организация в целом, но не в состоянии знать особенности деятельности всех рядовых сотрудников. Рядовой сотрудник хорошо разбирается в своих обязанностях, но плохо знает, как работают его коллеги. Следовательно, для анализа деятельности предприятия нужно собрать знания множества в единое описание — создать модель деятельности предприятия.

К методам решения данной задачи относятся чтение документов, наблюдение за выполняемыми операциями, анкетирование, использование собственных знаний и составление описания. Кроме того, максимально точное соответствие построенной модели процессов фактической ситуации на предприятии достигается многократной реализацией формализованного цикла операций «автор-читатель», в ходе которого происходит согласование модели с непосредственными исполнителями операций и экспертами в моделируемой предметной области. 

Однако следует учитывать, что автоматизация существующих бизнес-процессов по принципу «все оставить как есть, только чтобы компьютеры стояли» приведет лишь к дополнительным затратам на закупку оборудования, создание программного обеспечения и сопровождения того и другого, поскольку информационная система автоматизирует несовершенные бизнес-процессы и дублирует, а не заменяет существующий документооборот.

Следовательно, внедрение информационной системы неизбежно должно привести к перестройке существующих бизнес-процессов предприятия. Анализ комплексной модели процессов позволяет понять, где находятся самые «узкие» места, в чем будут состоять преимущества новых процессов и насколько глубоким изменениям подвергнется существующая структура организации бизнеса. Детализация бизнес-процессов позволяет выявить недостатки организации даже там, где функциональность, на первый взгляд, кажется очевидной. Признаками несовершенной деятельности могут быть бесполезные, неуправляемые и дублирующиеся работы, неэффективный документооборот (нужного документа не оказывается в нужном месте в нужное время), отсутствие обратных связей по управлению (проведение операции не зависит от её результата) и по входу (материальные или информационные ресурсы используются нерационально) и т.д.

Некоторые принципы совершенствования бизнес-процессов уже выявлены в практике ряда компаний и могут помочь в работе и другим:

• Организовывайте достижение результата, а не выполнение задачи.
• Поручите исполнение процесса тем, кто использует его результат.
• Включайте обработку информации в реальный процесс, который генерирует эту информацию.
• Считайте географически разнесенные ресурсы централизованными.
• Связывайте параллельные работы вместо интеграции их результатов.
• Принимайте решение там, где исполняется работа, и встраивайте контроль в процесс.
• Фиксируйте информацию один раз — у источника.

Итак, комплексное формальное описание усовершенствованных бизнес-процессов организации выполнено. Что дальше? Дальше можно формулировать требования к информационной системе. Однако понять, удовлетворяет ли информационная система заявленным требованиям, можно, как уже подчеркивалось выше, только в том случае, если структура данных приобретаемой информационной системы открыта и документирована. На практике это означает наличие точного и полного описания всех таблиц базы данных и связей между ними. Кроме того, весьма желательно наличие принципиальной возможности физического доступа к таблицам базы данных информационной системы, что существенно расширяет её функциональность и гибкость за счет появления возможности использования в качестве интерфейса табличного редактора (например, MS Excel), в который могут быть экспортированы данные. В дальнейшем данные могут быть обработаны в соответствии с самыми взыскательными запросами руководителей и специалистов предприятия. Практика показывает, что сформулированным условиям удовлетворяют далеко не все информационные системы.

Следует понимать, что разнообразие бизнес-процессов различных предприятий даже в рамках одной отрасли экономики чрезвычайно велико. Так, например, в автотранспортной отрасли выделяются грузовые и пассажирские перевозки. Как первые, так и вторые могут быть городскими, междугородними, международными. Грузы могут быть сыпучими и тарными. На бизнес-процессы может оказывать влияние даже такой фактор, как форма собственности фирмы. В этом, кстати говоря, состоит существенное отличие любой автоматизированной информационной системы управления производством от бухгалтерской информационной системы: первая должна учитывать несопоставимо большее возможное разнообразие состояний управляемого объекта.

С одной стороны, как уже говорилось, модель структуры бизнес-процессов предприятия, в принципе, является основой для построения структуры данных информационной системы. Действительно, не имея информации о том, как работает предприятие, бессмысленно разрабатывать структуру данных. С другой стороны, большинство предприятий имеют в своем распоряжении только описание (модель) структуры процессов, а поставщик автоматизированной информационной системы — описание (модель) структуры данных. Каков же выход их этого положения?

Понятно, что модель бизнес-процессов, положенная в основу конкретной автоматизированной информационной системы, по объективным обстоятельствам не может «покрывать» все множество возможных бизнес-процессов автотранспортных предприятий, но вполне может пересекать его. Отсюда очевиден следующий вывод: в большинстве случаев процесс внедрения информационной системы обязательно должен сопровождаться доработкой программного обеспечения под требования конкретных (правда, уже усовершенствованных) бизнес-процессов конкретного предприятия. И чем шире зона пересечения модели процессов и модели данных, тем меньшая доработка требуется. Успех внедрения в таком случае во многом будет зависеть от опыта команды разработчиков информационной системы в вопросах доработки своего программного продукта «под ключ».

И последнее. Понимание связей между моделью процессов и моделью данных требуется не только на этапе внедрения. По настоящему эффективная эксплуатация информационной системы возможна только в том случае, если в практике управления четко выдерживается следующее правило: каждый сотрудник должен иметь доступ только к тем данным, которые непосредственно необходимы для выполнения его служебных обязанностей (и автоматизированная информационная система должна поддерживать данную возможность). Правда. следует оговориться, что, во-первых, в целях обеспечения надежности системы может быть предусмотрено определенное дублирование доступа к данным и, во-вторых, данное правило действует в отношении регулярно повторяющихся («штатных») задач принятия решений. Развивая данное правило для «нештатных» задач принятия решений можно утверждать следующее: чем более квалифицированный сотрудник требуется для выполнения определенных операций процесса принятия решений, тем шире у него должна быть возможность доступа к данным, но и тем большую ответственность за конечный результат он несет.

Перейти в раздел «специалисту».